Last updated 25 July 2026. Issued under the Malaysian Personal Data Protection Act 2010 (PDPA), as amended by the Personal Data Protection (Amendment) Act 2024.
KitaBina is operated by Modle Solutions PLT (LLP0010180-LGN), 48 Block C, Lot 777 & 778, Jalan Subang 4, 47620 Subang Jaya, Selangor. We are the data controller for the data described here.
Privacy contact: kitabina@modle.com.my
| Category | Examples |
|---|---|
| Contact details | Name, phone number, email address |
| Guardian details | For participants under 18: guardian name, contact number, relationship to child |
| Emergency contact | The name and phone number of the person you ask us to call in an emergency |
| Booking data | Classes booked, dates attended, order history, payment status |
| Payment data | Amount paid, payment method reference (card/bank details are never stored by us, only by our gateway Billplz) |
| Learning record | Attendance, progress notes, assessments, tool certifications |
| Communication data | WhatsApp messages you send us about bookings or enquiries |
| Verification codes | One-time codes sent to your WhatsApp or email to confirm it's really you |
| Account and login data | Your sign-in sessions, and your Google account email if you choose to sign in with Google |
We do not knowingly collect sensitive personal data (health, religion, biometrics and the like) beyond what you choose to tell us for safety reasons, for example an allergy or a mobility note for a workshop session.
About the emergency contact. That person did not sign up with us. Please only give us their details if they are content for us to hold a name and a phone number for safety purposes, and please tell them we hold it.
Giving us your booking and contact details is transactional consent, needed to complete a booking. Marketing consent is separate, and we only act on it if you have explicitly opted in.
| Data | We keep it for |
|---|---|
| Financial records (orders, payments, receipts, credits) | 7 years, as required for tax and accounting. After a deletion request we keep these in anonymised form, with your identity removed |
| Learning and attendance records | 3 years after your last activity with us, then anonymised |
| One-time verification codes + the number or address used | At most 90 days, then deleted. This purge already runs automatically |
| Sign-in sessions and login tokens | Until they expire |
| Marketing consent and opt-out records | Kept indefinitely. This is our record of what you told us, including that you told us to stop, so we do not accidentally message you again |
| An inactive account with no bookings | 3 years, then anonymised |
| Application logs that contain any identifier | 90 days |
| WhatsApp conversation history | Kept to support your bookings and enquiries, then deleted or anonymised on request where not legally required |
| Backups | Our backups roll over on a normal rotation and age out naturally. We do not surgically edit individual records inside an existing backup, so a deleted record may persist in a backup until that backup is rotated out |
We do not sell your personal data, and we do not share it for anyone else's marketing.
Inside KitaBina, your data is seen by our own staff on a need-to-know basis, to run your booking and answer your enquiries. We disclose data to the authorities only where Malaysian law requires it.
Outside KitaBina, these are the service providers that receive personal data from us, what each one handles, and where it is processed. This is the complete list.
| Provider | Where | What it receives |
|---|---|---|
| Billplz | Malaysia | Processes your FPX payment. Your card and online banking credentials go to Billplz and your bank, never to us |
| WhatsApp / Meta | Outside Malaysia, including the United States | The messaging channel you use to contact us and to receive booking messages. Meta processes the messages themselves |
| United States | Three separate things. It delivers our transactional email, so it handles your name and email address on receipts, confirmations, verification codes and sign-in links. It handles your email address and basic profile if you choose "Sign in with Google". And it serves the web fonts our pages load, so it receives your IP address and browser details on every page view even if you never sign in or contact us | |
| Discord | United States | Each paid order posts a notification into our private staff channel, including the customer and participant names, contact numbers, the emergency contact, and what was booked |
| BytePlus ModelArk | Singapore | The AI service that helps us answer WhatsApp enquiries. It receives the content of your message and the booking details we look up to answer it. See section 5 |
| Resend | United States | A standby email delivery provider. It is not in use as at the date of this notice and currently receives nothing. We name it here so that you are told before we ever switch to it |
The cross-border position, stated plainly. Several of the providers above process your data outside Malaysia. We do not rely on any official finding that these countries give protection equivalent to Malaysia's, because no such finding covers them. For the transfers of your account, booking, email and message data listed above, we rely on the exception in section 129 of the PDPA for a transfer that is necessary to perform the contract between you and us. We cannot take your payment, send your confirmation, sign you in, or answer your enquiry without these providers.
Web fonts are different in kind, and we would rather be straight about it. The fonts on our pages are requested by your browser from Google when a page loads, so Google receives your IP address and browser details on every page view. It receives nothing about your account or your bookings. This one is not necessary to perform a contract with you, it is simply how our pages are built today, and we are working to serve those fonts from our own server so that the transfer stops happening at all.
We use an AI assistant to help us answer WhatsApp enquiries quickly. You should know how it works before you message us.
What happens today. When you message us on WhatsApp, the assistant reads your message and drafts a suggested reply. A member of our staff reviews the draft and sends the reply. A person stays responsible for what we send you. To draft a useful answer, the assistant is given the content of your message together with the booking details we look up about you, so it can see things like your name, your child's name, your class and your payment status. That information is processed by BytePlus ModelArk in Singapore.
What is changing, and what is still true meanwhile. We are building a step that replaces the names and phone numbers we hold for you with placeholders such as [NAME_1] or [KID_1] before your message is sent to the assistant, and swaps the real details back into the reply before you read it. The assistant would then never see the real names. That step is not live yet. Until it is, your message and your booking details are sent to the assistant as they are. We will update this notice when it goes live.
A limit we want to state rather than hide. Once that step is live it will only be able to replace details we already hold about you. If you type a name we have no record of, for example a friend, a teacher, a sibling who has never booked, or a school, that name will not be replaced and will reach the AI service. Please do not send us information about other people unless you need to.
If you would rather not. Tell us in the chat, or email kitabina@modle.com.my, and we will answer you without the assistant.
Sending us your phone number to book a class is transactional consent only, it does not authorise marketing. We only send marketing messages (like festival promotions) if you separately and explicitly opt in, for example by ticking the marketing box at checkout or by replying "yes" or "ya" to a consent message we send you.
You can withdraw marketing consent any time by replying "stop" or "berhenti" to any WhatsApp message from us, or by contacting us (section 8). Withdrawal is enforced by our systems, not by someone remembering. It is immediate and permanent unless you give a new, explicit opt-in later.
Withdrawing marketing consent does not stop the messages you need, such as a booking confirmation, a receipt, a schedule change or a verification code.
Under the PDPA you have the rights below. Next to each one is what actually happens today, so you know what to expect rather than what we hope to offer.
| Your right | How to use it today |
|---|---|
| Access. Ask for a copy of the personal data we hold about you | Email kitabina@modle.com.my or WhatsApp us. We will send you your record. We are building a self-service download in your account, and this notice will say so when it is live |
| Correction. Ask us to fix data that is wrong or out of date | Change it yourself in your account where the field is editable, or email kitabina@modle.com.my. Please do correct us, keeping your record accurate is our obligation too |
| Withdraw consent. Stop marketing messages | Reply "stop" or "berhenti" on WhatsApp, or email kitabina@modle.com.my. See section 6 |
| Portability. Get your data in a machine-readable form so you can pass it to someone else (section 43A) | Email kitabina@modle.com.my and ask for a portable copy. We will send it as a structured file. A self-service export is being built |
| Deletion. Ask us to delete your data | Email kitabina@modle.com.my. See the note below on what deletion means in practice |
What deletion actually does. We erase your identity: your name, phone number, email address, your emergency contact, your children's or participants' names, your notes and your account content. We cannot delete your financial records, because tax law requires us to keep transaction records for 7 years. Instead we sever the link between those records and you, so what remains is an anonymous transaction that cannot be traced back. We also keep the record that you asked us to stop contacting you, because that record is what stops us contacting you again. Backups age out on their normal rotation as described in section 3.
If the data is about a child. A learner's data belongs to their guardian. We answer requests about a child to the guardian on record, not to the child.
How long we take. We respond within 21 days, as the PDPA requires. If we need longer or we have to refuse part of a request, we will tell you why.
If you are not happy with our answer, you can complain to the Personal Data Protection Commissioner, Malaysia (Jabatan Perlindungan Data Peribadi). We would rather you told us first so we can put it right.
Privacy and data protection: kitabina@modle.com.my
This is also the address to use to report a suspected data breach or misuse of your data.
General enquiries and bookings: WhatsApp +60 17-552 2381
Operator: Modle Solutions PLT (LLP0010180-LGN), 48 Block C, Lot 777 & 778, Jalan Subang 4, 47620 Subang Jaya, Selangor, Malaysia.
We may update this notice from time to time. The "last updated" date at the top shows the most recent revision. We will update it whenever we add a service provider, change where your data is processed, or change how the AI assistant in section 5 works. Material changes will be communicated through our website or WhatsApp channel.
Kemas kini terakhir 25 Julai 2026. Dikeluarkan di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 Malaysia (PDPA), sebagaimana dipinda oleh Akta Perlindungan Data Peribadi (Pindaan) 2024.
KitaBina dikendalikan oleh Modle Solutions PLT (LLP0010180-LGN), 48 Block C, Lot 777 & 778, Jalan Subang 4, 47620 Subang Jaya, Selangor. Kami ialah pengawal data bagi data yang diterangkan di sini.
Hubungan privasi: kitabina@modle.com.my
| Kategori | Contoh |
|---|---|
| Butiran hubungan | Nama, nombor telefon, alamat e-mel |
| Butiran penjaga | Untuk peserta bawah 18 tahun: nama penjaga, nombor hubungan, hubungan dengan anak |
| Kenalan kecemasan | Nama dan nombor telefon orang yang anda minta kami hubungi ketika kecemasan |
| Data tempahan | Kelas ditempah, tarikh kehadiran, sejarah pesanan, status pembayaran |
| Data pembayaran | Jumlah dibayar, rujukan kaedah pembayaran (butiran kad/bank tidak pernah disimpan oleh kami, hanya oleh get pembayaran kami Billplz) |
| Rekod pembelajaran | Kehadiran, nota kemajuan, penilaian, sijil kelayakan penggunaan alat |
| Data komunikasi | Mesej WhatsApp yang anda hantar tentang tempahan atau pertanyaan |
| Kod pengesahan | Kod sekali guna yang dihantar ke WhatsApp atau e-mel anda untuk mengesahkan identiti anda |
| Data akaun dan log masuk | Sesi log masuk anda, dan alamat e-mel akaun Google anda jika anda memilih untuk log masuk dengan Google |
Kami tidak sengaja mengumpul data peribadi sensitif (kesihatan, agama, biometrik dan seumpamanya) melainkan apa yang anda pilih untuk maklumkan kepada kami atas sebab keselamatan, contohnya nota alahan atau nota mobiliti untuk sesi bengkel.
Tentang kenalan kecemasan. Orang itu tidak mendaftar dengan kami. Sila berikan butiran mereka hanya jika mereka bersetuju kami menyimpan nama dan nombor telefon untuk tujuan keselamatan, dan sila beritahu mereka bahawa kami menyimpannya.
Memberikan butiran tempahan dan hubungan anda adalah persetujuan transaksi, diperlukan untuk melengkapkan tempahan. Persetujuan pemasaran adalah berasingan, dan kami hanya bertindak jika anda telah opt-in secara jelas.
| Data | Tempoh kami menyimpannya |
|---|---|
| Rekod kewangan (pesanan, pembayaran, resit, kredit) | 7 tahun, seperti dikehendaki untuk tujuan cukai dan perakaunan. Selepas permintaan pemadaman, kami menyimpannya dalam bentuk tanpa nama, dengan identiti anda dibuang |
| Rekod pembelajaran dan kehadiran | 3 tahun selepas aktiviti terakhir anda dengan kami, kemudian dinyahnamakan |
| Kod pengesahan sekali guna + nombor atau alamat yang digunakan | Maksimum 90 hari, kemudian dipadam. Pembersihan ini sudah pun berjalan secara automatik |
| Sesi log masuk dan token log masuk | Sehingga tamat tempoh |
| Rekod persetujuan dan penarikan balik pemasaran | Disimpan tanpa had masa. Ini rekod kami tentang apa yang anda beritahu kami, termasuk arahan anda supaya berhenti, supaya kami tidak tersilap menghubungi anda semula |
| Akaun tidak aktif tanpa sebarang tempahan | 3 tahun, kemudian dinyahnamakan |
| Log aplikasi yang mengandungi sebarang pengenalan diri | 90 hari |
| Sejarah perbualan WhatsApp | Disimpan untuk menyokong tempahan dan pertanyaan anda, kemudian dipadam atau dinyahnamakan atas permintaan jika tidak diwajibkan undang-undang |
| Salinan sandaran | Salinan sandaran kami digilir mengikut jadual biasa dan luput dengan sendirinya. Kami tidak menyunting rekod individu di dalam salinan sandaran yang sedia ada, jadi rekod yang telah dipadam mungkin masih kekal di dalam salinan sandaran sehingga salinan itu digilir keluar |
Kami tidak menjual data peribadi anda, dan kami tidak berkongsinya untuk pemasaran pihak lain.
Di dalam KitaBina, data anda dilihat oleh kakitangan kami sendiri atas dasar perlu-tahu, untuk menguruskan tempahan dan menjawab pertanyaan anda. Kami mendedahkan data kepada pihak berkuasa hanya apabila diwajibkan oleh undang-undang Malaysia.
Di luar KitaBina, berikut ialah pembekal perkhidmatan yang menerima data peribadi daripada kami, apa yang dikendalikan oleh setiap satu, dan di mana ia diproses. Ini senarai yang lengkap.
| Pembekal | Lokasi | Apa yang diterima |
|---|---|---|
| Billplz | Malaysia | Memproses pembayaran FPX anda. Kelayakan kad dan perbankan dalam talian anda pergi kepada Billplz dan bank anda, bukan kepada kami |
| WhatsApp / Meta | Di luar Malaysia, termasuk Amerika Syarikat | Saluran pemesejan yang anda gunakan untuk menghubungi kami dan menerima mesej tempahan. Meta memproses mesej itu sendiri |
| Amerika Syarikat | Tiga perkara berasingan. Ia menghantar e-mel transaksi kami, jadi ia mengendalikan nama dan alamat e-mel anda pada resit, pengesahan, kod pengesahan dan pautan log masuk. Ia mengendalikan alamat e-mel dan profil asas anda jika anda memilih "Log masuk dengan Google". Dan ia menyediakan fon web yang dimuatkan oleh halaman kami, jadi ia menerima alamat IP dan butiran pelayar anda setiap kali halaman dibuka walaupun anda tidak pernah log masuk atau menghubungi kami | |
| Discord | Amerika Syarikat | Setiap pesanan berbayar menghantar pemberitahuan ke saluran dalaman kakitangan kami, termasuk nama pelanggan dan peserta, nombor hubungan, kenalan kecemasan, serta apa yang ditempah |
| BytePlus ModelArk | Singapura | Perkhidmatan AI yang membantu kami menjawab pertanyaan WhatsApp. Ia menerima kandungan mesej anda dan butiran tempahan yang kami rujuk untuk menjawabnya. Lihat bahagian 5 |
| Resend | Amerika Syarikat | Pembekal penghantaran e-mel simpanan. Ia tidak digunakan pada tarikh notis ini dan buat masa ini tidak menerima apa-apa. Kami menamakannya di sini supaya anda diberitahu sebelum kami beralih kepadanya |
Kedudukan pemindahan rentas sempadan, dinyatakan secara terus terang. Beberapa pembekal di atas memproses data anda di luar Malaysia. Kami tidak bergantung pada sebarang pengiktirafan rasmi bahawa negara-negara tersebut memberikan perlindungan setara dengan Malaysia, kerana tiada pengiktirafan sedemikian meliputi negara-negara itu. Bagi pemindahan data akaun, tempahan, e-mel dan mesej anda yang disenaraikan di atas, kami bergantung pada pengecualian di bawah seksyen 129 PDPA bagi pemindahan yang perlu untuk melaksanakan kontrak antara anda dan kami. Kami tidak dapat menerima pembayaran anda, menghantar pengesahan, membenarkan anda log masuk, atau menjawab pertanyaan anda tanpa pembekal ini.
Fon web berbeza sifatnya, dan kami lebih suka berterus terang mengenainya. Fon pada halaman kami diminta oleh pelayar anda daripada Google semasa halaman dimuatkan, jadi Google menerima alamat IP dan butiran pelayar anda setiap kali halaman dibuka. Ia tidak menerima apa-apa tentang akaun atau tempahan anda. Yang satu ini bukan sesuatu yang perlu untuk melaksanakan kontrak dengan anda, ia hanyalah cara halaman kami dibina pada hari ini, dan kami sedang berusaha menyediakan fon tersebut daripada pelayan kami sendiri supaya pemindahan itu berhenti sama sekali.
Kami menggunakan pembantu AI untuk membantu kami menjawab pertanyaan WhatsApp dengan cepat. Anda patut tahu bagaimana ia berfungsi sebelum anda menghantar mesej kepada kami.
Apa yang berlaku hari ini. Apabila anda menghantar mesej kepada kami di WhatsApp, pembantu itu membaca mesej anda dan merangka cadangan jawapan. Seorang kakitangan kami menyemak rangka itu dan menghantar jawapannya. Seorang manusia kekal bertanggungjawab atas apa yang kami hantar kepada anda. Untuk merangka jawapan yang berguna, pembantu itu diberikan kandungan mesej anda bersama butiran tempahan yang kami rujuk tentang anda, jadi ia boleh melihat perkara seperti nama anda, nama anak anda, kelas anda dan status pembayaran anda. Maklumat itu diproses oleh BytePlus ModelArk di Singapura.
Apa yang sedang berubah, dan apa yang masih benar sementara itu. Kami sedang membina satu langkah yang menggantikan nama dan nombor telefon yang kami simpan tentang anda dengan pengganti seperti [NAME_1] atau [KID_1] sebelum mesej anda dihantar kepada pembantu itu, dan menukar semula butiran sebenar ke dalam jawapan sebelum anda membacanya. Pembantu itu kemudiannya tidak akan pernah melihat nama sebenar. Langkah itu belum lagi beroperasi. Sehingga ia beroperasi, mesej dan butiran tempahan anda dihantar kepada pembantu itu sebagaimana adanya. Kami akan mengemas kini notis ini apabila ia mula beroperasi.
Satu batasan yang kami mahu nyatakan dan bukan sembunyikan. Apabila langkah itu beroperasi kelak, ia hanya mampu menggantikan butiran yang memang kami simpan tentang anda. Jika anda menaip nama yang kami tiada rekodnya, contohnya seorang kawan, seorang guru, adik-beradik yang tidak pernah menempah, atau sebuah sekolah, nama itu tidak akan digantikan dan akan sampai kepada perkhidmatan AI tersebut. Sila jangan hantar kepada kami maklumat tentang orang lain melainkan anda perlu.
Jika anda lebih suka tidak. Beritahu kami di dalam perbualan, atau e-mel kitabina@modle.com.my, dan kami akan menjawab anda tanpa pembantu itu.
Menghantar nombor telefon anda untuk menempah kelas adalah persetujuan transaksi sahaja, ia tidak membenarkan pemasaran. Kami hanya menghantar mesej pemasaran (seperti promosi festival) jika anda opt-in secara berasingan dan jelas, contohnya dengan menanda kotak pemasaran semasa pembayaran atau dengan membalas "ya" atau "nak" kepada mesej persetujuan yang kami hantar.
Anda boleh menarik balik persetujuan pemasaran pada bila-bila masa dengan membalas "stop" atau "berhenti" kepada sebarang mesej WhatsApp daripada kami, atau dengan menghubungi kami (bahagian 8). Penarikan balik dikuatkuasakan oleh sistem kami, bukan bergantung pada ingatan seseorang. Ia berkuat kuasa serta-merta dan kekal melainkan anda memberi opt-in baharu yang jelas kemudian.
Menarik balik persetujuan pemasaran tidak menghentikan mesej yang anda perlukan, seperti pengesahan tempahan, resit, perubahan jadual atau kod pengesahan.
Di bawah PDPA, anda mempunyai hak berikut. Di sebelah setiap satu ialah apa yang benar-benar berlaku hari ini, supaya anda tahu apa yang boleh dijangka dan bukan apa yang kami harapkan.
| Hak anda | Cara menggunakannya hari ini |
|---|---|
| Akses. Memohon salinan data peribadi yang kami simpan tentang anda | E-mel kitabina@modle.com.my atau WhatsApp kami. Kami akan menghantar rekod anda. Kami sedang membina kemudahan muat turun sendiri di dalam akaun anda, dan notis ini akan menyatakannya apabila ia beroperasi |
| Pembetulan. Meminta kami membetulkan data yang salah atau sudah lapuk | Ubah sendiri di dalam akaun anda bagi medan yang boleh disunting, atau e-mel kitabina@modle.com.my. Sila betulkan kami, menjaga ketepatan rekod anda juga tanggungjawab kami |
| Menarik balik persetujuan. Menghentikan mesej pemasaran | Balas "stop" atau "berhenti" di WhatsApp, atau e-mel kitabina@modle.com.my. Lihat bahagian 6 |
| Mudah alih data. Mendapatkan data anda dalam bentuk yang boleh dibaca mesin supaya anda boleh menyerahkannya kepada pihak lain (seksyen 43A) | E-mel kitabina@modle.com.my dan minta salinan mudah alih. Kami akan menghantarnya sebagai fail berstruktur. Kemudahan eksport sendiri sedang dibina |
| Pemadaman. Meminta kami memadam data anda | E-mel kitabina@modle.com.my. Lihat nota di bawah tentang maksud pemadaman dalam amalan |
Apa yang sebenarnya berlaku apabila data dipadam. Kami memadam identiti anda: nama, nombor telefon, alamat e-mel, kenalan kecemasan anda, nama anak atau peserta anda, nota anda dan kandungan akaun anda. Kami tidak boleh memadam rekod kewangan anda, kerana undang-undang cukai mewajibkan kami menyimpan rekod transaksi selama 7 tahun. Sebaliknya kami memutuskan pertalian antara rekod itu dengan anda, jadi apa yang tinggal ialah transaksi tanpa nama yang tidak boleh dijejaki kembali kepada anda. Kami juga menyimpan rekod bahawa anda meminta kami berhenti menghubungi anda, kerana rekod itulah yang menghalang kami menghubungi anda semula. Salinan sandaran luput mengikut giliran biasa seperti diterangkan di bahagian 3.
Jika data itu tentang seorang kanak-kanak. Data seorang pelajar adalah milik penjaganya. Kami menjawab permintaan tentang seorang kanak-kanak kepada penjaga yang tercatat dalam rekod, bukan kepada kanak-kanak itu.
Berapa lama kami mengambil masa. Kami membalas dalam tempoh 21 hari, seperti dikehendaki PDPA. Jika kami memerlukan masa lebih lama atau terpaksa menolak sebahagian daripada permintaan, kami akan memberitahu anda sebabnya.
Jika anda tidak berpuas hati dengan jawapan kami, anda boleh membuat aduan kepada Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi Malaysia (Jabatan Perlindungan Data Peribadi). Kami lebih suka anda memberitahu kami dahulu supaya kami boleh membetulkannya.
Privasi dan perlindungan data: kitabina@modle.com.my
Ini juga alamat yang perlu digunakan untuk melaporkan syak pelanggaran data atau penyalahgunaan data anda.
Pertanyaan am dan tempahan: WhatsApp +60 17-552 2381
Pengendali: Modle Solutions PLT (LLP0010180-LGN), 48 Block C, Lot 777 & 778, Jalan Subang 4, 47620 Subang Jaya, Selangor, Malaysia.
Kami mungkin mengemas kini notis ini dari semasa ke semasa. Tarikh "kemas kini terakhir" di atas menunjukkan semakan terkini. Kami akan mengemas kininya setiap kali kami menambah pembekal perkhidmatan, menukar lokasi pemprosesan data anda, atau mengubah cara pembantu AI di bahagian 5 berfungsi. Perubahan penting akan dimaklumkan melalui laman web atau saluran WhatsApp kami.